総則と採用

就業規則を作成するときに、まず規定するのが「総則」です。
「総則」には、規則作成の目的、適用範囲社員の定義、就業規則の順守義務といった内容が記載されます。
これらは絶対的必要事項ではなく任意的記載事項になるので内容は自由に規定することができます。
会社の経営理念も任意的事項になるので記載は任意となります。
 

■総則

１．目的

会社が就業規則を定めた目的について規定します。
また、労務関連の法律についてすべてを規定することは不可能ですから、本規定について定めがない事項については労働基準法、その他法令による旨を記しておきましょう。
 
　第〇条（目的）
　１．この就業規則は（以下「規則」という。）は、株式会社○○（以下「会社」という。）に雇用される者（以下「従業
　　　員」という。）の労働条件、服務規律、その他の就業に関する事項を定めたものである。
　２．本規定に定めのない事項は、労働基準法その他諸法令の定めに従う
 

２．社員の定義

会社には、正社員、パートタイマー、嘱託社員、契約社員、アルバイトなど様々な労働者が存在します。
これら労働者の定義を明確化することによって、それぞれの社員の労働条件について誤った認識の
ないようにし、トラブルを防止します。
 
　第○条（社員の定義）
　1．正社員とは、会社と期間の定めのない雇用契約を結んだ者で、臨時雇用の社員、有期雇用の社員でない者をいう。
　2．臨時雇用の社員とは、パートタイマーやアルバイトなど正社員に比して所定労働時間または所定労働日数の短い者をい
　　　う。
　3．有期雇用の社員とは、契約社員や嘱託社員など会社と期間の定めのある雇用契約を結んだ者をいう。
 

３．就業規則の適用範囲

就業規則を適用する従業員の範囲を明示します。就業規則はすべての労働者について作成する必要がありますが適用範囲の規定を設けておかなければ、作成した就業規則の内容は正社員のみならず、パートタイマーやアルバイト、契約社員などにも適用されることになります。
そうなると、就業規則に賞与や退職金の支払いについての規定がある場合、正社員と労働条件が異なる
労働者に対しても賞与や退職金の支払いが必要となります。
就業規則には、しっかりと適用範囲を規定しておきましょう。

第○条（適用範囲）
この規則は、正社員のみに適用する。
パートタイマー、アルバイト、契約社員、嘱託社員、臨時社員の就業に関しては、別に定める規則または個別の労働契約書による。

４．遵守義務

使用者はこの適用を受ける社員にこの遵守を義務付ける必要があります。
この規定がなくても社員は就業規則を遵守する義務を負いますが、遵守義務を明確化することにより、社員に規則を守ろうという意識付けを行うことができます。

第〇条（規則の遵守）
　会社は、この規則に定める労働条件により、労働者に就業させる義務を負う。また、労働者はこの規則を遵守しなければならない。

総則で重要なのは用語の定義と適用範囲です。
労使トラブルを防ぐ為にも就業規則がどの社員に適用するのか明確にしておきましょう。

 

■採用

会社が社員を採用する際の手続きについて規定します。
採用の選考方法や採用前の研修、採用時の労働契約、試用期間や採用時にどのような書類が必要か、また、入社時の必要な書類について記載します。
前職のある者と新卒採用のように前職のない者では、提出書類が異なるのが一般的です。
 

１．採用時の提出書類

就業規則には採用後に提出させる書類、提出期限などを設けるのが望ましいと言えます。
提出書類は住民票や戸籍謄本、戸籍抄本のような戸籍に関する書類はプライバシーに関わる事ですので
提出を求めることは避け、これらの書類を必要とする場合は、確認したらすぐに返却するようにしましょう。
年金手帳は、社会保険の手続き時に、雇用保険被保険者証は雇用保険の手続き時に必要となります。
年金手帳は大切なものですので、履歴書と同様、基礎年金番号が記載されたページのコピーを取ったら
速やかに本人に返却しましょう。また、マイナンバーも税務や労務で必要となります。
マイナンバーは確認をしたら、すぐに返却することはもちろん、管理には注意を払わなければなりません。

第○条（採用時の書類）
1．会社は就職を希望する者の中から、選考試験および面接に合格し、所定の手続きを経た者を社員として採用す
　る。
2．社員は2週間以内に次に揚げた書類の中から会社が指定した書類を提出しなければならない。 　　
（1）履歴書（3カ月以内の写真貼付） 　　
（2）住民票記載事項証明書（内容は会社指定） 　　
（3）源泉徴収票（歴年内に前職がある者） 　　
（4）健康診断書
（5）年金手帳、雇用保険被保険者証（所持者のみ） 　　
（6）マイナンバーを確認できるもの 　　
（7）身元保証書 　　
（8）免許証、資格証明書、学歴成績証明書、卒業証明書 　　
（9）通勤経路届出書 　　
（10）そのほか会社が必要と認めた書類
 3．在職中に氏名、住所、家族の状況に変更があった場合には、速やかに所定の様式で会社に届け出なければなら
　　ない。
 4．社員が会社に提出した書類に記載された個人情報について、会社は目的以外の利用はしないものとする。
 

２．身元保証制度とは

会社と身元保証人との間で、対象となる従業員が、将来において故意又は過失によって会社に損害を与えた場合に、身元保証人があらかじめその損害の支払いを保証するという内容のものです。
身元保証では、「身元保証に関する法律」において保証人の責任が不当に加重されることは制限されています。
身元保証契約をする場合は期間の上限は５年間と決められており、期間の定めを設けない場合は、３年
が上限となります。
自動更新はできないため、継続する場合は期間満了の都度、契約を結び直すことになります。
 
　第○条（身元保証人） 身元保証書の保証人は、独立生計を営む成年者に限る。
　ただし、会社が身元保証人を不適格と認めた場合は、直ちにこれを変更し、新たに届け出るものとする。
 

３．試用期間

試用期間とは、採用した者の適性・能力を判断するために設けられた一定期間のことを言います。
期間の長さの規定はありませんが、3～6カ月が一般的です。ただし、あまり長く期間を定めると労働者の地位が不安定になりますので好ましくないでしょう。
試用期間中は14日以内であれば即時に解雇することができます。14日を超えた場合には解雇予告が必要になり、合理的な理由がないと解雇は難しくなりますので、試用期間による解雇は就業規則に記載するのが良いでしょう。

第○条（試用期間）
1．新たに採用した者については、採用の日から3ヶ月間の試用期間を設ける。ただし、特別な技能または技術、
　　経験を有する者、パートタイマー等から正社員に登用した者については試用期間を設けないことがある。ま
　　た、会社が必要と認めた場合には、試用期間を短縮し、または延長することができる。
2．試用期間中または試用期間満了の際に、社員として不適当と認めた場合には本採用は行わない。
3．試用期間は継続年数に通算する。